Systèmes de caisse 2018

Mise à jour au 17/04/2018 : précisions de l'administration fiscale

Suite à la réunion du lundi 9 avril avec la DDFIP de Gap concernant la conformité des logiciels de caisse, nous vous informons des précisions que nous avons pu obtenir : 

-> les professionnels sont concernés dès lors qu'il y a une transaction entre eux et un particulier et qu’il n'y a pas de facturation traçable y afférente.

S’il existe une facture établie au nom du client particulier en relation avec un paiement identifiable de ce client et que toutes les conditions de formes de la facture sont respectées (notamment suivi des numéros), alors l'administration tolère que le logiciel soit en cours de mise en conformité.

Lorsque les paiements passent par des solutions de paiement en ligne (par exemple Paypal) et même si une facture a été émise,  l'Administration considère que le client n'est pas identifiable ; par conséquent, il faut absolument utiliser un logiciel certifié.

Tous les commerçants manipulant des espèces avec des clients particuliers ne sont pas obligés de posséder une caisse enregistreuse. Si les recettes sont tenues sur un cahier, la caisse n’est pas obligatoire (ex vente sur les marchés). Toutefois, nous vous rappelons que toute vente supérieure à 25 € doit faire l’objet d’une facture.

Afin d’être à jour avec l’Administration Fiscale :

-> vous devez être en possession de l'attestation NOMINATIVE de conformité en cas de contrôle inopiné,
-> vous devez vous assurer que l’archivage (et non une sauvegarde) qui vous est proposé par votre prestataire fonctionne correctement et qu’il soit exploitable pendant 6 ans minimum.

A partir du second semestre 2018, les brigades de contrôle des Hautes-Alpes vont lancer des contrôles inopinés ; si vous n’êtes pas à jour mais que vous justifiez avoir entamé les démarches auprès de votre prestataire (mail ou courrier) pour justifier de votre volonté de mise en conformité, les contrôleurs seront   tolérants dans un premier temps ; par contre, si vous n’avez rien entrepris, vous serez passible de l’amende de 7500 euros tous les 60 jours.

Si vous êtes est en train de vendre votre société ou que vous n’avez jamais eu de caisse ou que vous ne pouvez pas en avoir (faute d'internet ou autres)... vous avez la possibilité d’écrire à la Direction de gap pour obtenir une dérogation de leur part, en attendant de trouver une solution.

 

Mise à jour au 01/02/2018 : précisions de l'administration fiscale

À compter du 1er janvier 2018, toute personne assujettie à la TVA qui enregistre les règlements de ses clients au moyen d'un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d'un système de caisse, doit utiliser un logiciel ou un système satisfaisant au quatre critères d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale (loi anti fraude TVA).

Cette obligation représente une contrainte considérable pour les entreprises, c’est pour cela que l’administration fiscale propose de les accompagner dans la mise en œuvre de cette obligation, comme nous avions déjà pu vous l'indiquer lors de nos réunions d'information en 2017. L’administration a eu l’occasion de préciser, à l’occasion du colloque « Systèmes de caisse et contrôle fiscal informatisé : êtes-vous prêt(e) ? », les mesures de soutien envisagées, dont voici un cours résume :

L’obligation de certification n’est pas reportée. L’administration fiscale a précisé que la vérification de la possession du certificat ou de l’attestation serait réalisée en 2018 à l’occasion d’une vérification de comptabilité sur place.

En outre, le contrôle serait limité à la détention du certificat ou de l’attestation, sans que les fonctionnalités du système informatique soient analysées.

 

Rappel du texte de loi :

A compter du 1er janvier 2018, les systèmes de caisse utilisés doivent répondrent à quatre critères cumulatifs : inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage des données.

Un communiqué du Ministère de l'Action et des Comptes Publics en date du 15 juin 2017 et venu quelque peu assouplir le dispositif pour le recentrer sur les seuls logiciels et systèmes de caisse qui sont considérés par les pouvoirs publics comme les principaux vecteurs de fraude à la TVA.

Les nouvelles dispositions ne créent pas d'obligation de s'équiper d'un tel logiciel ou système de caisse, cependant si vous utilisez de tels procédés, vous devez vous mettre en conformité.

Astuce : le texte parle bien des logiciels et pas du matériel ! Vérifiez si votre matériel peut être mis à jour ou utilisé partiellement pour éviter de devoir vous rééquiper entièrement.

Le texte vise tous les assujettis à la TVA qui effectuent des opérations avec des non assujettis.

Attention, les systèmes de pesage sont également visés par ces mesures de sécurisation du moment qu'ils permettent d'automatiser des calculs et de mémoriser des opérations d'encaissement.

• Inaltérabilité : l'administration doit pouvoir accèder aux données d'origine, au détail daté des opérations (année, mois, jour, heure, minute) et aux corrections;
• Sécurisaiton : le logiciel doit permettre d'accèder aux données d'originie, aux modifications effectuées, aux pièces justificatives émises;
• Conservation : le commerçant se doit de réaliser une clôture journalière, une clôture mensuelle et une clôture annuelle. La durée de conservation est de 6 ans (article L 102 B du CGI);
• Archivage : le logiciel de caisse doit permettre d'archiver les données au moins une fois par an tout en garantissant l'intégrité des données dans le temps et leur conformité par rapport aux données initiales.

Pour être en conformité, vous devez obtenir de l'éditeur du logiciel une attestation conforme au modèle administratif BOI-LETTRE-00242. L'attestation doit être individuelle, établie par l'éditeur du logiciel, mentionner explicitement les quatre critères ci-dessus, indiquer la date d'acquisition du logiciel, le nom et les références de ce dernier, la version et le numéro de licence. Si votre éditeur de ne vous adresse pas cette attestation de conformité, il vous appartient de la lui réclamer.

Pour répondre à cette nouvelle obligation, notre cabinet a choisi de travailler en partenariat avec Cegid shop pour vous mettre à disposition un logiciel de caisse répondant au critère de l'article 88 de la loi n°2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016.

L'application en système "cloud" vous est proposée à 29.90€ ht par mois. Nous pouvons également vous mettre en relation pour l'acquisition de matériel auprès de partenaires privilégiés. Pour un exemple de prix, une caisse enregistreuse avec écran tactile, tiroir caisse, imprimante, scanner, clavier et souris sont proposés à partir de 1750€ ht.