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Facture électronique

Depuis mars 2017 la numérisation des factures papier a franchi un nouveau cap. En effet, l'arrêté du 22 mars 2017 fixe les conditions d'application de la numérisation des factures papier, des pièces justificatives et de leur conservation.

L'article L 102 B du LPF (livre des procédures fiscales) dispose que désormais les contribuables peuvent numériser leurs factures papier lors de l'envoi ou de la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de presciption fiscale de 6 ans. Ce process, si il est bien respecté, permet de réaliser des gains de productivité importants. L'archivage numérique sera moins coûteux que l'archivage de documents papier.

Jusqu'à la parution de cet arrêté, les entreprises pouvaient numériser leurs documents, mais elles devaient absolument conserver l'origninal papier pendant la durée de conservation fiscale de 6 ans. Désormais, la conservation et l'archivage numérique est possible tout en procédant à la destruction de l'original papier.

Attention toutefois à bien respecter les conditions suivantes précisées par l'arrêté du 22 mars 2017 :

. reproduction à l'identique : copie conforme à l'original, couleurs reproduites à l'identique, compression du fichier sans perte;

. l'archivage doit assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des données;

. conservation sous format pdf ou pdf A/3 assorti d'une signature électronique par exemple.

Le nouvel article 1379 du code Civil entré en vigueur le 1er octobre 2016 dispose que " la copie fiable à la même force probante que l'original"!

La norme NFZ42-026 qui doit paraître prochainement devrait préciser toutes les bonnes pratiques pour une nuérisation fidèle.

 

Notre avis d'expert : la conservation électronique des documents va dans le sens de l'évolution technologique. Il paraît toutefois aujourd'hui plus prudent d'attendre que les bonnes pratiques soient clairement définies pour éviter toute déconvenue en cas de contrôle de la part de l'administration. De plus, la mise en place des coffre fort électroniques semble aller dans ce sens notamment pour pouvoir protéger les données des cyber attaques.